Édition 2027

RÈGLEMENT &
CONDITIONS GÉNÉRALES

Une course claire. Des règles partagées.

Retrouvez ici les règles de participation, de sécurité et d’organisation applicables au Trail de la Sibérie.

Organisateur et contact

Le Trail de la Sibérie est organisé par Ultra Raid des 3 Vallées ASBL, également présentée sous le nom ULTRA RAID ASBL. Siège : rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), Belgique. Numéro d’entreprise BCE : 0707.634.301. TVA : BE 0707.634.301. Contact et réclamations : organisation@trail-de-la-siberie.com · +32 499 22 77 93. Le siège de l’association est distinct du lieu de l’événement. Les présentes conditions concernent l’édition des 19 et 20 février 2027 à Profondeville. Les lieux et horaires propres à chaque distance sont indiqués sur sa fiche et dans le programme.

Inscription et contenu de la prestation

L’inscription est nominative. Le participant choisit une épreuve adaptée à sa préparation et fournit des informations exactes, notamment son identité, sa date de naissance et une adresse e-mail consultée régulièrement. L’inscription d’un mineur est effectuée ou autorisée par son représentant légal, dans le respect des limites d’âge de la course. La fiche de la distance et le récapitulatif de commande précisent la date, le lieu, le format, les conditions d’accès, le package compris dans le prix et les options choisies. Les éléments annoncés comme provisoires ne sont pas présentés comme des prestations confirmées. Les caractéristiques essentielles doivent être fixées et accessibles avant la commande. Une inscription payante est confirmée après validation du paiement et envoi de la confirmation. En l’absence de confirmation, le participant contacte l’organisation avant de renouveler son paiement. Les Mini Sibérie et Sibérie Kids sont gratuites, mais nécessitent une inscription ; aucun frais obligatoire ne doit transformer ces participations annoncées gratuites en inscriptions payantes.

Prix, frais de service Njuko et options

Les prix sont exprimés en euros, taxes applicables comprises. Pour les inscriptions payantes effectuées sur Njuko, des frais de service de la plateforme s’ajoutent au tarif de la course. Leur montant, leur objet et le bénéficiaire de la facturation sont indiqués de façon distincte dans le parcours d’inscription. Le prix total dû comprend le tarif de la course, tous les frais obligatoires et les seules options expressément choisies. Il doit être communiqué avant la commande et rappelé immédiatement avant sa validation avec obligation de paiement. Lorsqu’un tarif permet de commander sur le site, il est accompagné du total incluant les frais obligatoires ; si le total ne peut raisonnablement être calculé à l’avance, son mode de calcul et les frais susceptibles d’être dus sont précisés. Aucun frais non annoncé avant la commande ne peut être ajouté après validation. Les options payantes, y compris une éventuelle assurance annulation, ne sont pas précochées. Les frais de service doivent correspondre à un service identifié : ils ne peuvent dissimuler un supplément facturé du seul fait du paiement par carte ou par un autre moyen de paiement électronique.

Moyens de paiement

Le paiement en ligne sur Njuko peut être effectué par carte VISA, MASTERCARD ou CB. Les moyens acceptés sont affichés au début du processus de commande. Le paiement peut nécessiter l’authentification demandée par la banque du titulaire. Le participant vérifie le récapitulatif et le montant total avant de valider sa commande avec obligation de paiement. Aucun supplément ne peut être demandé uniquement en raison du choix d’un paiement électronique. La confirmation reprend l’épreuve, les options et les montants payés.

Absence de droit de rétractation pour la course

L’inscription donne accès à une activité de loisirs organisée à une date déterminée. Elle relève de l’exception prévue par l’article VI.53, 12° du Code de droit économique belge : le participant ne dispose pas du délai légal de rétractation de quatorze jours applicable à certains achats à distance. Cette information est portée à sa connaissance avant la commande. Il s’agit d’une exception légale, et non d’une renonciation générale à ses droits. Elle ne supprime ni les droits liés à une inexécution de l’organisateur, ni les conditions de remboursement prévues ci-dessous. Elle ne s’étend pas automatiquement à l’achat distinct d’un bien, tel qu’un T-shirt non personnalisé : les droits légaux et les éventuelles exceptions propres à cet achat restent applicables.

Désistement du participant et assurance annulation

Sous réserve des droits impératifs du participant, une indisponibilité personnelle, une blessure, une maladie, une modification de son emploi du temps ou sa décision de ne plus participer ne donnent pas droit au remboursement de l’inscription à la course. Si une assurance annulation a été proposée et volontairement souscrite, une demande d’indemnisation est examinée selon les garanties, exclusions, justificatifs et délais du contrat de l’assureur. La souscription ne garantit pas la prise en charge de toute demande. À défaut d’une telle souscription, aucune couverture annulation n’est présumée. Le transfert reste possible dans les conditions de l’article suivant.

Modification et transfert de dossard

Les demandes de changement de distance et de transfert s’effectuent dans l’espace participant Njuko. Si la fonction est indisponible, le participant contacte l’organisation avant le départ de sa course. Un transfert doit être enregistré au nom du remplaçant avant sa participation ; le simple prêt d’un dossard est interdit. Le transfert coûte 2 € au total, toutes taxes et tous frais obligatoires de transfert compris. Le remplaçant doit respecter les conditions d’âge et de participation, communiquer ses coordonnées et accepter les conditions qui lui sont présentées avant validation. L’éventuel remboursement entre les deux personnes relève de leur accord. Un changement de distance dépend des places disponibles et des conditions d’accès. Toute différence de prix et ses conséquences, y compris en cas de passage vers une distance moins chère, sont indiquées avant l’acceptation du changement. Aucun supplément non annoncé n’est prélevé. Une éventuelle date de clôture anticipée de ces opérations doit être affichée avant l’inscription ; elle ne peut être opposée rétroactivement à un participant non informé.

Report, annulation et interruption de l’événement

Une mesure de modification, de report, d’annulation ou d’interruption peut être prise lorsqu’elle est objectivement nécessaire à la sécurité, au respect d’une décision d’une autorité compétente ou en raison d’une impossibilité d’exécution. Les participants sont informés dès que possible par e-mail et sur le site, avec les motifs, les prestations concernées et les modalités de traitement. Report avant le départ : le participant peut accepter le transfert à la nouvelle date ou demander le remboursement des sommes perçues pour les prestations non exécutées. Un avoir ou une inscription à une autre édition ne sont pas imposés sans son accord. Annulation définitive avant le départ : les sommes perçues pour les prestations non exécutées sont remboursées. Les droits à une indemnisation lorsque l’annulation engage la responsabilité de l’organisateur sont préservés. Interruption après le départ : le participant suit les consignes du PC course et des responsables de poste. Les conséquences financières sont déterminées en fonction des prestations effectivement fournies, de la partie non exécutée, de la cause de l’interruption et des droits légaux applicables. Il n’est pas prévu d’exclusion automatique de tout remboursement. Les remboursements dus sont traités sans retard injustifié. L’organisation précise le calendrier et la procédure dans sa communication ; une difficulté technique ou l’absence de réponse immédiate à un formulaire n’emportent pas renonciation aux droits du participant.

Force majeure, options et frais remboursables

La force majeure suppose une impossibilité d’exécuter qui ne soit pas imputable à l’organisateur, en tenant compte du caractère imprévisible ou inévitable de l’obstacle. Une alerte météo, une épidémie ou une décision administrative ne constituent pas, à elles seules, une qualification automatique de force majeure : leurs effets concrets sur l’organisation doivent être appréciés. Lorsque la force majeure est effectivement établie, elle peut exclure des dommages et intérêts complémentaires ; elle ne permet pas de conserver automatiquement les sommes correspondant à des prestations non exécutées. Une option T-shirt qui n’est pas livrée est remboursée lorsqu’elle ne sera pas exécutée. Si le participant accepte sa remise ou son envoi, son prix peut être conservé en contrepartie de cette livraison ; aucun frais d’envoi nouveau ne lui est imposé sans accord. Les autres options suivent le même principe selon la prestation fournie. Les frais Njuko ne sont pas déclarés non remboursables de manière générale. Les frais perçus par l’organisateur, directement ou par un intermédiaire, comme composante du prix d’une prestation non exécutée suivent son remboursement. Si un prestataire facture directement au participant un service distinct réellement exécuté, le traitement de son prix dépend des informations et conditions préalablement communiquées ainsi que des dispositions impératives applicables.

Préparation, risques et responsabilité

Le trail hivernal se déroule en milieu naturel et comporte des risques normalement inhérents à cette pratique : terrain irrégulier ou glissant, chutes, fatigue, variations météorologiques et éloignement de certains accès de secours. Le participant adapte son allure, évalue son aptitude et veille à sa préparation, son équipement et au respect des consignes. Cette reconnaissance des risques ne constitue aucune décharge générale au profit de l’organisateur, de ses préposés, des bénévoles, des sponsors ou des partenaires. Les obligations légales de sécurité et la responsabilité de chacun restent applicables. Aucune disposition n’exclut ou ne limite les responsabilités légalement non excluables, notamment en cas de dol, de faute lourde, d’inexécution d’une obligation essentielle ou de décès ou dommage corporel résultant d’un acte ou d’une omission de l’organisateur. Le participant conserve ses droits et voies de recours.

Assurances

L’organisateur souscrit une assurance responsabilité civile pour l’événement. La couverture s’applique dans les conditions, limites et exclusions du contrat ; elle ne constitue pas une assurance individuelle accident couvrant automatiquement toute blessure du participant. Les renseignements relatifs à cette couverture peuvent être demandés à l’organisation. L’organisation ne souscrit pas d’assurance individuelle accident pour chaque participant. Il est recommandé de vérifier sa couverture personnelle pour une épreuve sportive de cette nature et, si nécessaire, de souscrire une assurance adaptée. Une assurance personnelle ne remplace pas la responsabilité que l’organisateur pourrait légalement encourir.

Formats, mineurs et classements

Les courses individuelles, les challenges Ultra Crazy sur deux jours, les relais et les formats enfants ont des conditions propres. Les catégories, âges minimums, modalités de relais, critères de classement et podiums de l’édition 2027 doivent être précisés sur les fiches correspondantes avant leur ouverture à l’inscription. La Mini Sibérie est annoncée pour les 6 à 11 ans et la Sibérie Kids pour les 12 à 15 ans. Le représentant légal fournit les informations requises et respecte les consignes d’accueil et de reprise de l’enfant. Les modalités précises d’encadrement seront communiquées avant l’inscription. Les données sportives encore identifiées comme provisoires doivent être confirmées pour l’édition 2027.

Temps maximaux et barrières intermédiaires

Les durées ci-dessous sont des références à confirmer pour 2027 : 35 km · 7 h ; 42 km · 8 h ; 52 km · 10 h ; 75 km · 15 h ; 100 km · 20 h ; 125 km · 24 h ; 160 km · 40 h. Elles désignent des temps maximaux d’arrivée calculés depuis l’heure de départ officielle du participant, et non des barrières intermédiaires. Les délais propres à chaque course sont communiqués avant l’inscription. Les éventuelles barrières intermédiaires sont publiées avec leur lieu, leur kilométrage et leur heure limite de passage ou de sortie. Une barrière non publiée ne peut fonder une sanction, sans empêcher une décision urgente de mise en sécurité. Au-delà du temps maximal confirmé, le participant n’est plus classé comme finisher. Lorsqu’un poste ferme ou que la poursuite devient dangereuse, le participant suit les instructions de mise en sécurité et signale son arrêt.

Conduite et barème des mesures de course

Le dossard reste visible. Chaque participant respecte les autres personnes, les propriétés traversées, la signalisation, les zones autorisées et l’environnement. Il conserve ses déchets jusqu’aux poubelles et ne quitte pas volontairement le parcours pour obtenir un avantage. Mesures applicables : • Dossard masqué ou erreur mineure sans avantage ni danger : rappel et correction immédiate ; un refus persistant entraîne la mise hors course. • Matériel de sécurité obligatoire manquant : départ ou poursuite refusés jusqu’à la mise en conformité ; mise hors course si celle-ci est impossible. • Déchet abandonné : obligation de le reprendre lorsqu’elle peut être exécutée sans danger ; un jet volontaire, un refus ou une récidive entraîne la disqualification. • Raccourci volontaire, substitution de coureur ou assistance interdite procurant un avantage : disqualification. • Refus d’une consigne de sécurité ou d’un contrôle obligatoire, menace, violence ou mise en danger : mise hors course ; une mesure immédiate peut être prise pour protéger les personnes. • Insulte : rappel et avertissement ; en cas de gravité particulière ou de récidive, mise hors course. La direction de course motive la décision en fonction des faits, de leur gravité et des explications du participant, recueillies dès que les circonstances le permettent. Aucune pénalité en temps non publiée ne peut être inventée. Toute restriction à une édition future doit faire l’objet d’une décision distincte, motivée, proportionnée et précisant sa durée ; aucune exclusion définitive de toutes les épreuves n’est automatique. Une contestation peut être adressée à l’organisation. Les droits légaux, y compris les éventuelles conséquences financières, restent réservés.

Matériel, semi-autonomie et ravitaillements

Chaque coureur doit être autonome entre deux ravitaillements en nourriture, en eau et en équipement adapté à la météo et à sa sécurité. Il conserve le matériel obligatoire pendant toute la course et le présente lors des contrôles. La liste publiée par l’organisateur pour sa distance constitue la référence ; aucune référence générale aux règles ITRA ne la remplace. La frontale est indispensable pour les nocturnes. Pour les ultras, la liste de référence comprend un téléphone opérationnel en Belgique avec les numéros du PC course et du 112, au moins un litre d’eau, une veste imperméable à capuche, une seconde couche chaude à manches longues, un éclairage avec réserve d’énergie, une couverture de survie 140 × 200 cm, un sifflet, un gobelet et une pièce d’identité. Il n’y a pas de gobelets jetables aux ravitaillements. Bonnet, gants, collant et réserve alimentaire doivent être adaptés aux conditions. Si les bâtons sont autorisés sur la distance choisie et utilisés au départ, ils sont conservés jusqu’à l’arrivée ; il est interdit d’en prendre ou d’en abandonner en cours d’épreuve. Les modifications nécessaires pour la sécurité sont communiquées selon l’article relatif aux mises à jour.

Assistance, drop bag et effets personnels

L’emplacement des ravitaillements, des bases de vie et des zones autorisées à l’assistance est précisé sur la fiche course et dans le guide participant. L’assistance extérieure est limitée à ces zones. Une aide urgente à une personne en danger reste toujours prioritaire. Lorsqu’un transport de drop bag est inclus ou réservé pour une distance, seul le sac officiel fourni par l’organisation et identifié par le numéro de dossard est accepté pour ce transport. Les horaires de dépôt, la base desservie et le point de récupération sont communiqués aux participants concernés. Il n’est pas possible de confier un sac personnel au service de transport. Les proches peuvent apporter leurs propres sacs dans les seules zones d’assistance autorisées. Un vestiaire géré par des bénévoles peut être utilisé selon les modalités annoncées ; la restitution des effets nécessite l’identification du coureur par son dossard. Il est déconseillé d’y laisser des objets de valeur. Aucune exclusion générale de responsabilité pour les biens confiés n’est prévue. Les lieux et horaires des douches et vestiaires figurent dans les informations pratiques de l’édition.

Secours, santé et abandon

En cas de difficulté, le participant rejoint un poste si son état le permet, appelle le PC course ou demande à un autre coureur de donner l’alerte. En cas d’urgence grave ou d’impossibilité de joindre le PC course, il appelle le 112. Il porte assistance à une personne en danger dans la mesure de ses capacités et sans s’exposer inutilement. Le dispositif de secours est adapté à l’événement. Les moyens d’intervention et une éventuelle évacuation sont décidés par les professionnels compétents en fonction des besoins et des moyens disponibles ; aucune disponibilité d’un hélicoptère ni aucun délai d’accès garanti ne sont promis. Les décisions de mise hors course pour raisons médicales ou de sécurité doivent être respectées, dans le respect des droits du patient. En cas d’abandon, le coureur prévient obligatoirement le responsable du poste le plus proche ou le PC course, indique son dossard et suit les instructions. Hors urgence médicale, il organise son retour depuis le point indiqué avec un proche, sauf service de rapatriement expressément annoncé. La sécurité de la personne reste prioritaire. Les éventuels frais de secours suivent les règles légales et les couvertures applicables ; leur imputation au seul coureur n’est pas automatique si la responsabilité d’un tiers ou de l’organisateur est engagée. Les participants respectent la réglementation antidopage applicable. D’éventuels contrôles relèvent des organismes légalement compétents ; le présent règlement ne crée ni conseil médical antidopage interne ni obligation de prélèvements à sa demande.

Photographies, vidéos et droit à l’image

Des photos et vidéos d’ambiance peuvent être réalisées pour informer sur l’événement, en rendre compte et présenter les éditions du Trail de la Sibérie sur les sites de l’organisation, ses réseaux sociaux, ses newsletters et ses supports imprimés. Une prise de vue d’ensemble dans laquelle une personne apparaît de façon accessoire est distinguée d’un portrait ou d’une utilisation promotionnelle ciblée. Lorsque l’autorisation est requise, notamment pour une personne mise en avant de manière identifiable, elle est demandée séparément pour la prise de vue et l’usage prévu. L’acceptation du règlement ne constitue pas un consentement global au droit à l’image. Un refus d’un usage facultatif ne conditionne pas l’inscription. Pour un mineur, les autorisations nécessaires sont recueillies auprès de son représentant légal et, selon son discernement, du mineur. Les images utilisées pour la communication courante sont conservées au maximum cinq ans. Une archive présentant un intérêt historique ou documentaire réel ne peut être conservée au-delà que pour cette finalité, avec une base juridique appropriée et un accès adapté. La promotion propre à un partenaire ou la réutilisation pour un autre événement nécessite une autorisation distincte lorsqu’elle est requise. Une demande d’accès, d’opposition ou de retrait d’un consentement peut être adressée à organisation@trail-de-la-siberie.com, en indiquant l’image et son emplacement. Le retrait produit ses effets pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité des usages antérieurs. Les demandes concernant les supports existants sont examinées selon les droits applicables et les possibilités de retrait.

Données personnelles

La politique de confidentialité distincte, accessible depuis cette page et le pied de page du site, décrit les traitements liés à l’inscription, à Njuko, au chronométrage, aux secours, au contact d’urgence et à un éventuel suivi GPS, ainsi que les droits des personnes. Les consentements facultatifs, notamment pour la prospection et certains usages d’images, sont recueillis séparément. Ils ne sont pas déduits de l’acceptation du règlement. La notice spécifique d’un dispositif supplémentaire doit être communiquée avant sa collecte de données.

Acceptation, version et modifications

Avant sa commande, le participant peut consulter et télécharger le règlement et les conditions générales. Leur acceptation est recueillie par une case non précochée distincte des consentements facultatifs. La version datée acceptée doit être conservée et remise avec la confirmation sur un support durable, par exemple en pièce jointe ou dans le corps de l’e-mail. Un simple lien vers une page susceptible de changer ne remplace pas cette copie. La version acceptée lors de l’inscription s’applique au contrat. Les mises à jour postérieures ne s’appliquent pas automatiquement aux inscriptions existantes. Des adaptations non essentielles peuvent être justifiées par des raisons objectives de sécurité, d’état du terrain, d’autorisation administrative ou de force majeure. Elles sont expliquées et communiquées activement aux participants concernés dans les meilleurs délais. Une modification essentielle, notamment de la date, de la distance ou de la nature fondamentale de l’épreuve, permet au participant de l’accepter ou de demander le remboursement de la prestation non exécutée. En situation urgente pendant la course, les consignes de sécurité s’appliquent immédiatement ; leurs conséquences financières suivent les articles consacrés à l’interruption et à la force majeure.

Réclamations, médiation et droit applicable

Les réclamations sont adressées à organisation@trail-de-la-siberie.com ou par courrier au siège, en précisant l’identité, la référence d’inscription et l’objet de la demande. L’organisation examine les faits et recherche une solution dans un délai raisonnable. Une réclamation sportive est signalée aussi rapidement que possible afin de faciliter les vérifications ; cette invitation ne réduit pas les délais légaux de recours. Après une tentative de résolution directe infructueuse, le consommateur peut saisir gratuitement le Service de Médiation pour le Consommateur : mediationconsommateur.be · contact@mediationconsommateur.be · +32 2 702 52 20 · boulevard du Roi Albert II 8, boîte 1, 1000 Bruxelles. La médiation ne prive pas le participant de l’accès aux tribunaux compétents. Le droit belge s’applique, sans priver un consommateur des dispositions impératives dont il bénéficie en vertu des règles applicables à son contrat. Aucune compétence exclusive d’un tribunal n’est imposée au mépris de ces règles. Une clause reconnue nulle est écartée ; les autres dispositions restent applicables si le contrat peut subsister.

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