POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITÉ

Formulaire de contact

Les nom, adresse e-mail, objet et message saisis dans le formulaire de contact sont transmis à organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com via FormSubmit pour permettre à l’équipe de répondre à votre demande. FormSubmit conserve les envois pendant 30 jours. Le formulaire utilise la protection antispam reCAPTCHA de ce service.

Abonnement aux nouvelles du Trail de la Sibérie

Sur votre accord explicite, Ultra Raid des 3 Vallées ASBL enregistre votre adresse e-mail et la langue du formulaire pour vous envoyer les actualités et les ouvertures d’inscription du Trail de la Sibérie. La date, la page d’inscription et le texte de votre accord sont conservés avec votre abonnement. Ces informations sont accessibles uniquement aux administrateurs autorisés et peuvent être exportées pour préparer les envois. Votre adresse n’est pas vérifiée par un e-mail de confirmation.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment via le lien de désinscription associé à votre abonnement ou en écrivant à organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com. Une adresse désinscrite est exclue des exports destinés aux envois et n’est pas réactivée par une nouvelle saisie du formulaire. L’enregistrement de désinscription est conservé pour respecter votre choix. Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données à cette même adresse.

Responsable et périmètre

Ultra Raid des 3 Vallées ASBL (ULTRA RAID ASBL), rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), Belgique, BCE 0707.634.301, est responsable des traitements qu’elle détermine pour le Trail de la Sibérie. Contact : organisation@trail-de-la-siberie.com · +32 499 22 77 93. Cette notice concerne les participants, représentants légaux et contacts d’urgence. Les prestataires peuvent assumer des rôles différents selon leur service : le recours à Njuko ne transfère pas à la plateforme les obligations de l’organisateur pour ses propres traitements.

Données, finalités et bases juridiques

Inscription et organisation : identité, date de naissance ou catégorie d’âge, coordonnées, épreuve, options, référence d’inscription et état du paiement, sur la base de l’exécution du contrat (art. 6, § 1, b du RGPD). Les champs obligatoires sont limités aux informations nécessaires et identifiés dans le formulaire ; leur absence peut empêcher l’inscription ou le service concerné. Suivi administratif et justificatifs : données de transaction, facturation et échanges nécessaires aux obligations légales (art. 6, § 1, c) ou à la défense d’un droit (intérêt légitime, art. 6, § 1, f). Les coordonnées bancaires complètes de carte sont destinées aux prestataires de paiement, pas aux bénévoles. Chronométrage et résultats : identité sportive, dossard, catégorie, temps et classement nécessaires à l’épreuve choisie. Une publication de résultats limitée à ces informations répond à l’intérêt légitime de rendre compte de la compétition ; les coordonnées privées, dates de naissance complètes et informations médicales n’y figurent pas. Le participant peut exercer son droit d’opposition pour sa situation particulière. Messages pratiques : les e-mails nécessaires à l’inscription et à la sécurité relèvent de la gestion de l’événement. Newsletters et prospection facultatives font l’objet d’un choix séparé et d’une possibilité simple de désinscription. Les données ne sont pas transmises à des sponsors pour leur prospection sans base juridique appropriée et information préalable.

Contact d’urgence et données de santé

Le nom et le téléphone d’un contact d’urgence peuvent être demandés pour pouvoir prévenir un proche en cas de nécessité. Le participant informe cette personne et lui communique la présente notice. Ces données sont utilisées dans l’intérêt légitime d’organiser la sécurité ou, en situation d’urgence, pour protéger les intérêts vitaux. Elles ne servent pas à la prospection. L’organisation ne demande pas de diagnostic ou de dossier médical général dans un champ libre d’inscription. Si une donnée de santé est nécessaire, une information dédiée précise la finalité, les destinataires, la durée et l’exception de l’article 9 du RGPD applicable avant la collecte. Les données de secours sont accessibles aux seuls intervenants habilités et professionnels de santé, selon leurs missions et le secret professionnel. Un traitement d’urgence peut relever de la protection des intérêts vitaux ; les soins relèvent du cadre applicable aux professionnels de santé. Accepter le règlement ne vaut pas consentement général au traitement de données médicales.

Suivi GPS et localisation

Si un suivi GPS est mis en place, une notice spécifique doit identifier le prestataire, les données, la fréquence, les destinataires, la base juridique et la durée de conservation avant son activation. Le suivi opérationnel destiné à la sécurité est distinct d’un affichage public accessible aux accompagnants. Une diffusion publique facultative de la position requiert un choix séparé et révocable lorsqu’elle repose sur le consentement. Si un dispositif de sécurité est obligatoire pour une distance, sa nécessité et sa base juridique sont expliquées avant l’inscription ; un consentement prétendument facultatif ne peut servir à masquer cette obligation. Le présent règlement n’autorise pas à lui seul l’activation d’un tracking ni la publication de la localisation.

Destinataires et prestataires

L’accès est limité aux personnes ayant besoin des données pour leur mission : équipe habilitée de l’organisation, prestataires d’inscription et de paiement, chronométreur, intervenants de secours et, lorsqu’il est activé, prestataire de suivi. Les bénévoles ne disposent que des informations utiles à leur poste. Des informations peuvent être communiquées aux autorités ou assureurs si une obligation légale ou le traitement justifié d’un dossier l’exige. Njuko traite des informations dans le cadre de son service d’inscription ; sa propre politique est accessible via le lien ci-dessous. Les rôles et garanties des autres prestataires doivent être précisés dans le formulaire ou la notice du service concerné avant la collecte. Un transfert de données hors de l’Espace économique européen ne peut intervenir qu’avec les garanties prévues par le RGPD et une information sur le pays et le mécanisme applicable. Les publications sur les réseaux sociaux peuvent être consultées mondialement et sont également soumises aux traitements propres à ces plateformes.

Conservation et sécurité

Les données sont conservées selon leur finalité, puis supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Le dossier opérationnel d’inscription est conservé jusqu’à la clôture du suivi de l’édition et au maximum trois ans après celle-ci, hors justificatifs soumis à une obligation légale ou éléments nécessaires à un litige. Les contacts d’urgence et données brutes de localisation sont supprimés au plus tard trois mois après l’événement, sauf incident ou obligation légale justifiant une conservation limitée. Les pièces comptables suivent la durée légale applicable à leur catégorie. Les seuls éléments nécessaires à une réclamation ou à la défense d’un droit sont isolés et conservés jusqu’au règlement du dossier et à l’expiration des délais applicables. Les dossiers médicaux des professionnels de santé suivent leurs propres obligations légales. Les résultats peuvent être conservés comme archive sportive limitée, sans coordonnées privées. Les images de communication courante sont conservées au maximum cinq ans selon l’article Droit à l’image. Les données de prospection sont conservées jusqu’au retrait ou, au plus tard, trois ans après le dernier contact actif. L’organisation limite les accès, protège les comptes et encadre ses prestataires. Ces durées constituent les règles à appliquer aux traitements de l’édition ; tout service supplémentaire doit faire l’objet d’une information et d’un paramétrage cohérents avant son ouverture.

Vos droits et réclamations

Selon le traitement et les conditions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité des données ou vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur les traitements licites déjà réalisés. Adressez votre demande à organisation@trail-de-la-siberie.com, en précisant le traitement concerné. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. Une réponse est apportée en principe dans un mois ; une prolongation légalement justifiée est annoncée dans ce délai. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via autoriteprotectiondonnees.be. Une réclamation auprès de l’organisation n’est pas un préalable obligatoire à cette démarche.

Site, images et mises à jour

Les cookies et traceurs strictement nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité suivent le régime qui leur est applicable. Tout ajout de mesure d’audience non exemptée, de publicité ou de contenu tiers déposant des traceurs non nécessaires doit être accompagné de l’information et du recueil du consentement requis avant leur dépôt. Les durées et fournisseurs exacts doivent être indiqués dans la notice du dispositif concerné. Les conditions de captation et d’utilisation des images sont détaillées dans l’article Droit à l’image du règlement. L’acceptation de celui-ci ne remplace aucun consentement facultatif. Version du 8 septembre 2026. Les évolutions substantielles de cette notice sont communiquées aux personnes concernées ; une nouvelle finalité nécessitant un consentement ne peut être appliquée en se fondant sur la seule publication d’une mise à jour.